Faire avancer l’entreprise sans vous
Grâce à une procuration professionnelle, vous ou votre société pouvez autoriser une personne de confiance à agir au nom de la société. Cette personne, le mandataire, peut alors signer, payer, déposer des demandes et négocier dans les limites que vous fixez pendant que vous êtes à l’étranger, souffrant ou simplement occupé ailleurs. Sans procuration, de nombreuses tâches courantes restent bloquées aux EAU, car les banques, les notaires et les administrations ne traitent qu’avec une personne capable de prouver ses pouvoirs.
Ce que peut couvrir une procuration professionnelle
L’étendue dépend entièrement de vous, et elle peut être aussi large ou aussi restreinte que votre situation l’exige. Les propriétaires délèguent couramment tout ou partie des tâches suivantes.
- Signer des contrats avec des clients, des fournisseurs et des partenaires
- Faire fonctionner les comptes bancaires, émettre des chèques et encaisser les paiements
- Renouveler ou modifier la licence commerciale et ajouter des activités
- Ouvrir une succursale, nommer un gérant ou augmenter le capital
- Représenter la société auprès des administrations et des tribunaux
- Gérer les questions de personnel et les opérations quotidiennes
- Dans les mandats plus larges, aller jusqu’à fermer la société
Générale, spéciale ou autre chose
Une procuration professionnelle générale confère un large contrôle sur les affaires de la société, tandis qu’une procuration spéciale se limite à une tâche définie, comme un contrat ou une demande de licence, et prend fin une fois cette tâche accomplie. Aucune des deux ne doit être confondue avec une agence commerciale, qui est un accord de distribution ou de vente relevant de la loi sur les agences commerciales et qui doit généralement être enregistré séparément. Choisir le mauvais type est l’un des moyens les plus rapides de se retrouver avec un document qui en fait trop peu ou qui confère bien trop de pouvoirs.
Les erreurs qui causent le plus de problèmes
La plupart des problèmes liés aux procurations professionnelles remontent à la rédaction plutôt qu’au comportement du mandataire. Soyez particulièrement attentif aux points suivants.
- Une formulation vague comme « tous pouvoirs », qui favorise les litiges et les refus
- Accorder plus de pouvoirs que la tâche ne l’exige, en particulier sur les actifs et l’argent
- Choisir un mandataire par commodité plutôt que pour son honnêteté et ses compétences avérées
- Omettre une date d’expiration ou les conditions de révocation
- Rester flou sur les organismes avec lesquels le mandataire peut traiter
- Faire signer la procuration par une personne qui n’en a pas le pouvoir selon les documents de la société
- Faire l’impasse sur la notarisation, ou sur la légalisation si elle a été signée à l’étranger
- Oublier de conserver des copies certifiées ou d’annuler la procuration lorsqu’elle n’est plus nécessaire
Ce que contient un document solide
Une procuration professionnelle fiable identifie précisément le mandant et le mandataire, y compris les informations de la société et la qualité en laquelle le signataire agit. Elle énumère ensuite chaque acte autorisé, les autorités et les parties privées avec lesquelles le mandataire peut traiter, les éventuelles limites de montant ou de durée, et indique si le mandataire peut déléguer à une autre personne. Enfin, elle précise sa durée, que ce soit jusqu’à une date fixe, jusqu’à l’accomplissement d’une tâche ou jusqu’à sa révocation, et elle doit poursuivre un objet licite au regard du droit des EAU.
Notarisation et documents
Pour être acceptée par les autorités des EAU, une procuration professionnelle est normalement notariée par un notaire public ou un notaire privé agréé, qui vérifie l’identité de chaque partie et sa capacité juridique. De nombreux notaires peuvent désormais s’en charger à distance par appel vidéo, mais les conditions d’éligibilité peuvent évoluer : vérifiez-les avant de prendre rendez-vous. Préparez ces documents à l’avance.
- Des copies du passeport du mandant et de celui du mandataire
- Des copies recto verso des Emirates ID de tout résident des EAU
- Les coordonnées des deux parties
- La licence commerciale, l’acte constitutif ou les statuts, et le certificat de constitution
- Le certificat de parts ou le certificat de fonctions (certificate of incumbency), le cas échéant
- Toute résolution du conseil habilitant le signataire
- Le projet de procuration approuvé
La tenir à jour
Une procuration doit évoluer avec votre entreprise. Si le mandataire part, perd votre confiance ou si vous n’avez plus besoin de cet arrangement, annulez-la devant un notaire et adressez au mandataire une notification formelle, puis informez les banques et les autorités qui s’appuyaient sur elle. N’oubliez pas qu’elle prend aussi fin à l’expiration de sa durée, une fois sa tâche accomplie ou en cas de dissolution de la société, et qu’une procuration expirée peut être renouvelée ou remplacée si vous avez toujours besoin d’aide.
Comment nous pouvons vous aider
Nous pouvons rédiger une procuration professionnelle adaptée à votre société et organiser sa notarisation, en personne ou à distance. Si vous en détenez déjà une, nous serons heureux de vérifier si elle correspond toujours à vos besoins.