Ce qu’est une résolution du conseil
Une résolution du conseil est un document formel dans lequel les administrateurs de votre société consignent une décision et la signent pour la confirmer. Elle montre aux banques, aux administrations et aux partenaires commerciaux que la société a approuvé une démarche précise et a habilité une personne à la mener à bien. Aux EAU, de nombreuses institutions ne traiteront pas une demande importante d’une société sans en avoir vu une.
Les situations qui en exigent généralement une
Presque tout changement important dans le fonctionnement de votre société, sa direction ou son actionnariat nécessite l’approbation écrite du conseil. Voici les cas dans lesquels une résolution vous sera le plus probablement demandée.
- Ouvrir un compte bancaire professionnel
- Ajouter, retirer ou remplacer un signataire bancaire autorisé
- Nommer ou révoquer un administrateur, ou accepter sa démission
- Habiliter un gérant ou un représentant à signer des contrats
- Émettre ou céder des parts, ou augmenter le capital social
- Déclarer des dividendes ou approuver les comptes annuels audités
- Changer la dénomination de la société ou l’adresse de son siège
- Décider de fermer la société et d’engager sa liquidation
Comptes bancaires et signataires
Les banques examinent attentivement les résolutions du conseil, car elles contrôlent l’accès aux fonds de la société. Pour un nouveau compte, la résolution doit confirmer la décision de l’ouvrir, identifier la banque et préciser qui peut faire fonctionner le compte et approuver les paiements. Si un signataire part ou qu’un nouveau est ajouté, la banque attendra une nouvelle résolution désignant cette personne et confirmant l’approbation du conseil, et une signature manquante ou une formulation vague peut bloquer la demande.
Le pouvoir de signature est une autre question
Les droits de signature bancaire et le pouvoir général de signature sont faciles à confondre. Les premiers ne couvrent que le fonctionnement d’un compte bancaire, tandis que le second permet à une personne de signer des contrats, des accords avec les fournisseurs et d’autres documents pour l’ensemble de la société. Une résolution conférant un pouvoir de signature doit préciser exactement ce que la personne peut faire et les éventuelles limites, comme un plafond de montant ou une seule opération désignée.
Les quatre principaux types
Toutes les décisions n’ont pas la même importance : le type de résolution nécessaire dépend donc de l’importance de la question et de ce qu’exigent les statuts de votre société. La plupart des petites et moyennes entreprises recourent surtout aux résolutions ordinaires et écrites, et une société qui ne compte qu’un seul administrateur peut tout de même adopter seule une résolution écrite.
- Ordinaire : des décisions courantes approuvées à la majorité simple des administrateurs
- Spéciale : des changements majeurs, par exemple de la structure ou des statuts de la société, qui exigent un seuil plus élevé
- Unanime : tous les administrateurs doivent être d’accord
- Écrite : approuvée par signature, sans tenue de réunion
Que mentionner et comment la finaliser
Une résolution n’est utile que si son destinataire l’accepte, et la plupart des refus proviennent de petites erreurs de rédaction ou de forme plutôt que de la décision elle-même. Rédigez le texte en fonction de son objet exact, faites-le signer par les administrateurs compétents et vérifiez à l’avance si une notarisation ou une légalisation est requise. Certaines banques se contentent d’une copie portant la signature des administrateurs et le cachet de la société, tandis que les démarches administratives et les résolutions adoptées par une société mère à l’étranger doivent souvent être notariées puis légalisées avant d’être reconnues ici.
- La dénomination légale complète de la société et les références de sa licence
- La date de la réunion ou de l’approbation écrite
- Un énoncé clair de la décision et de la personne habilitée à agir
- Les noms et signatures des administrateurs qui l’approuvent
- Le cachet de la société, lorsque le destinataire le demande
Conseils pratiques avant le dépôt
Un peu de préparation permet de faire avancer la démarche et d’éviter une seconde série de signatures. Passez en revue ces points avant que le document ne quitte votre bureau.
- Demandez à la banque ou à l’autorité si elle dispose de son propre modèle ou de sa propre formulation
- Vérifiez que les noms correspondent exactement aux passeports et à la licence commerciale
- Conservez les originaux signés dans les registres de la société pour les audits et les vérifications futures
- Vérifiez si une version arabe ou une traduction certifiée est nécessaire
Comment nous pouvons vous aider
Si vous avez besoin d’une résolution du conseil pour une banque, une autorité de délivrance des licences ou un autre usage, notre équipe peut la rédiger au bon format et vous guider dans la notarisation ou la légalisation. Votre demande a ainsi plus de chances d’être acceptée du premier coup.