إدارة عقار مؤجَّر وأنت غائب
قد يصعب عليك تولّي الإدارة اليومية لعقارك في دبي إذا كنت تقيم في الخارج أو تكثر السفر أو تدير عدة وحدات في آن واحد. وتتيح لك وكالة الإدارة تعيين شخص موثوق، أو شركة إدارة مرخّصة، لتولي هذه المهام باسمك. ويعتمد ما يستطيع وكيلك فعله كلياً على الصياغة، لذا من المفيد أن تحدد مسبقاً وبدقة المهام التي تسندها إليه.
- توقيع عقود الإيجار وتجديدها وإنهاؤها
- تحصيل الإيجار وإصدار الإيصالات ومتابعة الدفعات المتأخرة
- ترتيب أعمال الإصلاح والصيانة والإشراف عليها
- سداد رسوم الخدمات وفواتير المرافق وغيرها من تكاليف العقار
- توصيل المرافق أو فصلها واستلام المفاتيح أو بطاقات الدخول
- التعامل مع المستأجرين والمطور والدوائر الحكومية بشأن العقار
ما لا تشمله وكالة الإدارة
تتعلق وكالة الإدارة برعاية العقار، لا بالتصرف فيه. فلا يستطيع وكيلك البيع أو الشراء أو الرهن نيابةً عنك ما لم يمنحه المستند هذه الصلاحيات بوضوح، وعادةً ما يوقّع الملاك الذين يريدون ذلك وكالة خاصة منفصلة. ومن المفيد أيضاً أن تعرف أن الوسيط العقاري الذي يجد لك مستأجرين مقابل عمولة ليس ممثلك القانوني؛ إذ يحتاج إلى وكالة خاصة به قبل أن يتمكن من توقيع أي شيء نيابةً عنك.
اختيار النطاق المناسب
تبقى الأمور تحت سيطرتك حين تتوافق الوكالة مع الطريقة التي تريد أن يُدار بها عقارك فعلاً. فالمستند الأضيق نطاقاً ينطوي على مخاطر أقل، بينما يناسب المستند الأوسع المالكَ الذي يريد ترتيباً لا يتدخل فيه بنفسه مع شخص يثق به ثقة تامة.
- الوكالة الخاصة: تقتصر على عقار واحد ومهام محددة، وتنتهي بإنجاز تلك المهام
- وكالة الإدارة الشاملة: التأجير والإيجار والصيانة والتعامل مع الجهات الرسمية
- وكالة تحصيل الإيجار: تقتصر على تحصيل الدفعات وإصدار الإيصالات
- الوكالة التجارية أو السكنية: مصممة للمحلات والمكاتب أو للمساكن
شروط صحة الوكالة
لا تعتمد الجهات الرسمية في دبي والأطراف الأخرى إلا على وكالة تستوفي بعض الشروط الأساسية. ويُعد الإخلال بأي منها سبباً شائعاً لرفض المستند.
- ألا يقل عمرك، بصفتك الموكّل، عن 18 عاماً بوجه عام، وأن تتمتع بالأهلية القانونية الكاملة
- ألا يقل عمر وكيلك أيضاً عن 18 عاماً بوجه عام، وأن يكون في الإمارات عند استخدام الوكالة
- تقديم بيانات كاملة ودقيقة عنك وعن وكيلك وعن كل عقار
- النص على كل صلاحية بوضوح بدلاً من أن تكون مفهومة ضمناً
- أن تحمل أي شركة تعيّنها ترخيصاً لإدارة العقارات
- توثيق الوكالة، وتصديقها وترجمتها إذا أُعدّت في الخارج
خطوات إصدار الوكالة
داخل الدولة، توقّع الوكالة أمام الكاتب العدل، ويمكن في كثير من الحالات الآن القيام بذلك عن بُعد عبر خدمة الكاتب العدل الإلكتروني في محاكم دبي، باستخدام مكالمة فيديو مباشرة أو تحقق مسجّل. أما إذا وقّعت بدلاً من ذلك في سفارة الإمارات أو قنصليتها في الخارج، فيحتاج المستند عادةً إلى تصديق من وزارة خارجية ذلك البلد ثم من وزارة الخارجية الإماراتية، إضافةً إلى ترجمة قانونية إلى العربية إن لم يكن بالعربية أصلاً. ولا تزال بعض الحالات تتطلب الحضور شخصياً، لذا تحقق من المتطلبات التي تنطبق على وضعك.
- حدّد نوع الوكالة الذي يناسبك، ودوّن الصلاحيات التي ستمنحها
- اجمع المستندات الخاصة بك وبوكيلك وبالعقار
- اطلب صياغة الوكالة بلغة قانونية واضحة
- أتمّ التوثيق، والتصديق إن كان مطلوباً
- سلّم وكيلك نسخة واحتفظ بنسخة لنفسك
المستندات التي ستحتاج إليها عادةً
تعتمد القائمة الدقيقة على ظروفك، وقد يطلب الكاتب العدل المزيد. كما تختلف التكاليف باختلاف نوع الوكالة وطريقة التوثيق وأي ترجمة أو تصديق، لذا تأكد منها قبل أن تبدأ.
- نسخ من جوازَي سفرك وسفر وكيلك، إضافةً إلى الهويات الإماراتية إذا كنتما مقيمَين
- عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف المتحرك لكل منكما
- سند الملكية أو أي إثبات آخر للملكية
- مستندات الشركة، مثل الرخصة التجارية أو قرار مجلس الإدارة، إذا كانت هناك شركة طرف في الأمر
مدة سريانها وطريقة إنهائها
يمكن أن تسري وكالة الإدارة لمدة محددة أو أن تظل مفتوحة المدة، وتنتهي تلقائياً بوفاة الموكّل. ويمكنك سحبها متى شئت باتباع خطوات الإلغاء الرسمية، وبعدها لا تبقى لوكيلك أي صلاحية.
- أعدّ مستند إلغاء ووثّقه
- أبلغ وكيلك كتابياً بإلغاء الوكالة
- أبلغ البنوك والمطور وأي جهات تعامل معها وكيلك
- سوِّ المسائل العالقة مثل عقود الإيجار القائمة، واحتفظ بنسخة من الإلغاء
كيف يمكننا مساعدتك
يمكننا صياغة وكالة إدارة عقارات تناسب الطريقة التي تريد أن يُدار بها عقارك، ومساعدتك على توثيقها، بما في ذلك عن بُعد إذا كنت في الخارج. وإذا لم تكن متأكداً من حجم الصلاحيات التي تمنحها، يسعدنا أن نشرح لك الخيارات المتاحة.