المسمى في الرخصة لا يعني الصلاحية
تحتاج كل شركة في الإمارات، سواء كانت مرخّصة في البر الرئيسي أو في منطقة حرة، إلى شخص يتولى إدارتها اليومية. غير أن ورود اسمك مديراً في الرخصة التجارية هو في الغالب صفة إدارية، وعادةً ما تطلب البنوك والكتّاب العدل والدوائر الحكومية إثباتاً كتابياً لما يحق لك فعله فعلاً. ولا تذكر نماذج عقود التأسيس في كثير من المناطق الحرة إلا القليل عن صلاحيات المدير أو لا تذكر شيئاً، وحتى عقد تأسيس شركة البر الرئيسي قد لا يشمل كل المهام، لذا كثيراً ما تسد الوكالة أو القرار هذه الفجوة.
مصادر صلاحيات المدير
قبل أن توقّع أي شيء يُلزم الشركة، تحقق من المستند الذي يمنحك الحق في ذلك. فصلاحياتك تستند عادةً إلى واحد أو أكثر مما يلي، وأي تصرف خارج نطاقها يمثل خطراً عليك شخصياً.
- عقد تأسيس شركتك ونظامها الأساسي، إذا كانا يحددان دور المدير
- قرار من المساهمين أو من مجلس الإدارة يمنح صلاحيات محددة
- وكالة صادرة عن المساهمين، أو عن الشركة الأم
صلاحيات تشملها وكالة المدير عادةً
تذكر الوكالة المُحكمة الصياغة كل صلاحية بوضوح بدلاً من الاعتماد على عبارات واسعة مثل «الصلاحية الكاملة». ومن الصلاحيات المعتادة ما يلي، وينبغي النص على كل ما هو غير معتاد أو مرتفع القيمة بشكل مستقل.
- فتح الحسابات المصرفية للشركة وتشغيلها ضمن الحدود المتفق عليها
- توقيع العقود التجارية وعقود الإيجار واتفاقيات الموردين
- متابعة تجديد الرخصة والموافقات والإيداعات لدى الجهات المختصة
- تعيين الموظفين وإنهاء عقودهم ومتابعة شؤون التأشيرات
- تعيين محامين أو مدققي حسابات أو محاسبين للشركة
- تسجيل فرع أو شركة تابعة، داخل الدولة أو خارجها
- تفويض بعض المهام إلى الغير، مثل تعيين وكيل ضريبي أمام الهيئة الاتحادية للضرائب
- بيع أصول الشركة أو نقل ملكيتها، شريطة النص على ذلك صراحةً
مَن يحق له منح الصلاحية
يمكن للمساهمين إصدار وكالة عن الشركة، ويمكن للمالك الوحيد القيام بذلك حيثما تسمح مستندات الشركة. ولا يستطيع أعضاء مجلس الإدارة والمديرون أن يفوّضوا إلا الصلاحيات التي تلقّوها هم أنفسهم، بينما لا يستطيع أي مساهم بمفرده في شركة متعددة الملاك عادةً التصرف إلا في أسهمه. وإذا كانت شركتك مملوكة لشركة أم أجنبية، فيجب أن تبدأ الصلاحية من تلك الشركة الأم، عادةً بموجب قرار من مجلس إدارتها يُصدَّق في الخارج، ثم تصدّقه وزارة الخارجية في الإمارات ويُترجم إلى العربية، لأن الكاتب العدل قد يرفض التصرف لصالح مدير لا يستطيع إثبات مصدر صلاحياته.
المسؤولية الشخصية التي تتحملها
التصرف ضمن صلاحياتك يقلل من تعرضك للمخاطر، لكنه لا يلغيه. فقد يواجه المدير دعاوى مدنية، وفي بعض الحالات إجراءات جنائية، بسبب تصرفات تتجاوز الصلاحيات الممنوحة أو بسبب سوء الإدارة، كما قد يؤدي ارتجاع شيك للشركة وقّعته إلى مطالبات ضدك بصفتك الموقّع. وقد تؤدي الأحكام غير المسددة إلى حظر السفر، وإذا أصبحت الشركة معسرة بسبب سوء الإدارة، فقد تضطر إلى تحمّل جزء من ديونها. ولا يسمح قانون الشركات الإماراتي للمساهمين بإعفاء المدير مسبقاً من المسؤولية عن إساءة استخدام السلطة، وإن كان التأمين ضد المسؤولية والتعويض عن التصرفات السليمة مسموحاً بهما.
عادات تحميك
تُحدث العادات الصغيرة فرقاً حقيقياً في مدى تعرضك للمخاطر بصفتك مديراً. فاجعلها جزءاً من أسلوب عملك منذ اليوم الأول.
- تأكد من أن الصلاحيات التي تحملها مصاغة بوضوح وتتوافق مع ما يريده المساهمون
- أعد قراءة عقد التأسيس أو القرار أو الوكالة قبل إلزام الشركة بأي شيء
- احصل على الموافقات الداخلية كتابياً لكل ما يخرج عن الأعمال الاعتيادية
- لا تحرر الشيكات إلا عند توفر الرصيد في الحساب، وتابع الشيكات المؤجلة
- احتفظ بسجلات تُظهر أن القرارات اتُّخذت بعناية
التوثيق والمدة والإلغاء
تُوثَّق وكالة المدير الموقّعة في الإمارات أمام الكاتب العدل، حضورياً أو عبر قناة إلكترونية معتمدة، وإن كانت شروط الأهلية للتوقيع عن بُعد قد تتغير، لذا تحقق من القواعد الحالية. أما الوكالة الموقّعة في الخارج فتحتاج إلى توثيق محلي، وتصديق من سفارة الإمارات، وتصديق من وزارة الخارجية، وترجمة قانونية إلى العربية. ويمكن أن تسري الوكالة لمدة محددة، أو لمهمة واحدة، أو حتى إلغائها، وإذا ألغيتها فينبغي لك توثيق الإلغاء وإبلاغ البنوك وسلطة المنطقة الحرة أو جهة الترخيص والشركاء الرئيسيين فوراً.
كيف يمكننا مساعدتك
يمكننا صياغة وكالة للمدير أو قرار داعم يتناسب مع هيكل شركتك، وترتيب توثيقه أو تصديقه. وإذا لم تكن متأكداً مما تسمح به مستنداتك الحالية، يمكننا مراجعتها معك أولاً.