استمرار العمل في غيابك
بموجب وكالة الأعمال، يمكنك أنت أو شركتك تفويض شخص موثوق بالتصرف نيابةً عن الشركة. ويستطيع هذا الشخص، أي الوكيل، بعد ذلك التوقيع والدفع وتقديم الطلبات والتفاوض ضمن الحدود التي تضعها، بينما تكون في الخارج أو مريضاً أو منشغلاً ببساطة بأمور أخرى. ومن دونها، تتعطل مهام اعتيادية كثيرة في الإمارات، لأن البنوك والكتّاب العدل والدوائر الحكومية لا تتعامل إلا مع من يستطيع إثبات صلاحياته.
ما يمكن أن تشمله وكالة الأعمال
النطاق متروك لك تماماً، ويمكن أن يكون واسعاً أو ضيقاً بحسب ما يتطلبه وضعك. وعادةً ما يفوّض الملاك بعض المهام التالية أو جميعها.
- توقيع العقود مع العملاء والموردين والشركاء
- تشغيل الحسابات المصرفية وإصدار الشيكات وتحصيل المدفوعات
- تجديد الرخصة التجارية أو تعديلها وإضافة الأنشطة
- فتح فرع أو تعيين مدير أو زيادة رأس المال
- تمثيل الشركة أمام الدوائر الحكومية والمحاكم
- متابعة شؤون الموظفين والعمليات اليومية
- وفي التفويضات الأوسع، حتى إغلاق الشركة
عامة أم خاصة أم شيء آخر
تمنح وكالة الأعمال العامة سيطرة واسعة على شؤون الشركة، بينما تقتصر الوكالة الخاصة على مهمة محددة، مثل عقد واحد أو طلب ترخيص واحد، وتنتهي بإنجاز تلك المهمة. ولا ينبغي الخلط بين أي منهما والوكالة التجارية، وهي ترتيب للتوزيع أو البيع يخضع لقانون الوكالات التجارية ويلزم عادةً تسجيله بشكل منفصل. واختيار النوع الخطأ من أسرع الطرق للانتهاء بمستند إما يقصر عن الحاجة أو يمنح صلاحيات تفوقها بكثير.
الأخطاء الأكثر إثارة للمشكلات
تعود معظم مشكلات وكالات الأعمال إلى مرحلة الصياغة لا إلى سلوك الوكيل. فاحذر من الأخطاء التالية على وجه الخصوص.
- الصياغة المبهمة مثل «جميع الصلاحيات»، التي تفتح الباب للنزاعات والرفض
- منح صلاحيات أكثر مما تحتاج إليه المهمة، لا سيما على الأصول والأموال
- اختيار الوكيل لسهولة الوصول إليه بدلاً من أمانته وكفاءته المثبتتين
- إغفال تاريخ الانتهاء أو شروط الإلغاء
- عدم الوضوح بشأن الجهات التي يجوز للوكيل التعامل معها
- توقيع الوكالة من شخص لا يملك الصلاحية بموجب مستندات الشركة
- تخطي التوثيق، أو التصديق إذا وُقّعت في الخارج
- نسيان الاحتفاظ بنسخ مصدّقة أو إلغاء الوكالة عندما لا تعود هناك حاجة إليها
ما يتضمنه المستند السليم
تحدد وكالة الأعمال الموثوقة الموكّل والوكيل بدقة، بما في ذلك بيانات الشركة والصفة التي يتصرف بها الموقّع. ثم تذكر كل تصرف مسموح به، والجهات الرسمية والأطراف الخاصة التي يجوز للوكيل التعامل معها، وأي حدود للقيمة أو المدة، وما إذا كان يجوز للوكيل تفويض غيره. وأخيراً، تنص على مدة سريانها، سواء حتى تاريخ محدد أو انتهاء مهمة أو الإلغاء، ويجب أن تخدم غرضاً مشروعاً بموجب القانون الإماراتي.
التوثيق والأوراق
لكي تقبلها الجهات الإماراتية، تُوثَّق وكالة الأعمال عادةً لدى الكاتب العدل أو كاتب عدل خاص مرخّص، يتحقق من هوية كل طرف ومن تمتعه بالأهلية القانونية. ويستطيع كثير من الكتّاب العدل الآن إنجاز ذلك عن بُعد عبر مكالمة فيديو، لكن قواعد الأهلية قد تتغير، لذا تحقق منها قبل الحجز. وجهّز ما يلي مسبقاً.
- نسخ من جوازَي سفر الموكّل والوكيل
- نسخ من الهوية الإماراتية من الوجهين لأي مقيم في الإمارات
- بيانات التواصل مع الطرفين
- الرخصة التجارية، وعقد التأسيس أو النظام الأساسي، وشهادة التأسيس
- شهادة الأسهم أو شهادة شاغلي المناصب، عند الاقتضاء
- أي قرار من مجلس الإدارة يفوّض الموقّع
- مسودة الوكالة المتفق عليها
إبقاء الوكالة محدّثة
ينبغي أن تتغير الوكالة كلما تغيّرت أعمالك. فإذا غادر الوكيل، أو فقدت ثقتك به، أو لم تعد بحاجة إلى هذا الترتيب، فألغِ الوكالة أمام الكاتب العدل ووجّه إلى الوكيل إشعاراً رسمياً، ثم أبلغ البنوك والجهات التي اعتمدت عليها. وتذكّر أنها تنتهي أيضاً بانقضاء مدتها، أو بإنجاز مهمتها، أو بحل الشركة، ويمكن تجديد الوكالة المنتهية أو استبدالها إذا كنت لا تزال بحاجة إلى المساعدة.
كيف يمكننا مساعدتك
يمكننا صياغة وكالة أعمال مصممة لشركتك وترتيب توثيقها، حضورياً أو عن بُعد. وإذا كانت لديك وكالة بالفعل، يسعدنا مراجعتها للتأكد من أنها لا تزال تلبي احتياجاتك.