Бизнес продолжает работать без вас
По доверенности для бизнеса вы или ваша компания можете уполномочить надёжного человека действовать от имени компании. Этот человек — поверенный или представитель — сможет подписывать документы, проводить платежи, подавать заявления и вести переговоры в установленных вами пределах, пока вы за рубежом, болеете или просто заняты другими делами. Без доверенности многие текущие задачи в ОАЭ останавливаются, поскольку банки, нотариусы и госучреждения работают только с тем, кто может подтвердить свои полномочия.
Что может охватывать доверенность для бизнеса
Объём полномочий полностью зависит от вас: он может быть настолько широким или узким, насколько требует ситуация. Владельцы обычно передают некоторые или все из перечисленных задач.
- Подписание договоров с клиентами, поставщиками и партнёрами
- Распоряжение банковскими счетами, выписка чеков и получение платежей
- Продление торговой лицензии или внесение в неё изменений, добавление видов деятельности
- Открытие филиала, назначение управляющего или увеличение капитала
- Представительство компании в госорганах и судах
- Решение кадровых вопросов и текущая операционная деятельность
- При более широких полномочиях — даже закрытие компании
Генеральная, специальная или что-то другое
Генеральная доверенность для бизнеса передаёт широкий контроль над делами компании, а специальная ограничена конкретной задачей — например, одним договором или одним заявлением на лицензию — и прекращается после её выполнения. Ни одну из них не следует путать с коммерческим агентством — дистрибьюторским или торговым соглашением, которое регулируется Законом о коммерческих агентствах и, как правило, требует отдельной регистрации. Неправильный выбор вида — один из самых быстрых способов получить документ, который либо даёт слишком мало, либо передаёт слишком много.
Ошибки, которые доставляют больше всего проблем
Большинство проблем с доверенностями для бизнеса возникает на этапе составления, а не из-за поведения представителя. Особенно внимательно следите за следующим.
- Расплывчатые формулировки вроде «все полномочия», которые провоцируют споры и отказы
- Предоставление больших полномочий, чем требует задача, особенно в отношении активов и денег
- Выбор представителя из соображений удобства, а не проверенной честности и компетентности
- Отсутствие даты окончания срока действия или условий отзыва
- Неясность в том, с какими органами может взаимодействовать представитель
- Подписание доверенности лицом, у которого нет на это полномочий по документам компании
- Пропуск нотариального заверения или легализации, если доверенность подписана за рубежом
- Отсутствие заверенных копий или неотменённая доверенность, которая больше не нужна
Что должно быть в надёжном документе
В надёжной доверенности для бизнеса точно указаны доверитель и представитель, включая данные компании и то, в каком качестве действует подписант. Далее в ней перечисляются все разрешённые действия, органы и частные лица, с которыми может взаимодействовать представитель, любые ограничения по суммам или срокам, а также указывается, может ли представитель передоверить полномочия другому лицу. Наконец, в ней указывается срок действия — до определённой даты, до выполнения задачи или до отзыва, — и она должна служить цели, законной по праву ОАЭ.
Нотариальное заверение и документы
Чтобы органы ОАЭ приняли доверенность для бизнеса, её обычно заверяет государственный нотариус или лицензированный частный нотариус, который проверяет личность каждой стороны и её дееспособность. Многие нотариусы теперь могут сделать это дистанционно по видеосвязи, но правила о том, кто может воспользоваться этой возможностью, могут меняться, поэтому уточните их перед записью. Подготовьте заранее следующие документы.
- Копии паспортов доверителя и представителя
- Копии Emirates ID с обеих сторон — для каждого резидента ОАЭ
- Контактные данные обеих сторон
- Торговая лицензия, учредительный договор или устав и свидетельство о регистрации
- Сертификат на доли или справка о действующих должностных лицах (certificate of incumbency), если применимо
- Решение совета директоров, уполномочивающее подписанта, если оно есть
- Согласованный проект доверенности
Как поддерживать доверенность в актуальном состоянии
Доверенность должна меняться вместе с вашим бизнесом. Если представитель уходит, теряет ваше доверие или договорённость вам больше не нужна, отмените доверенность у нотариуса и официально уведомите представителя, а затем сообщите банкам и органам, которые на неё полагались. Помните, что доверенность также прекращается по истечении срока, после выполнения задачи или в случае ликвидации компании, а доверенность с истёкшим сроком можно продлить или заменить, если помощь вам всё ещё нужна.
Чем мы можем помочь
Мы составим доверенность для бизнеса с учётом особенностей вашей компании и организуем её нотариальное заверение — лично или дистанционно. Если у вас уже есть доверенность, мы с радостью проверим, соответствует ли она по-прежнему вашим задачам.