Un cargo en la licencia no equivale a autoridad
Toda empresa de los EAU, tenga su licencia en el territorio continental o en una zona franca, necesita a alguien que se encargue de su funcionamiento diario. Sin embargo, figurar como gerente en la licencia comercial es sobre todo una etiqueta administrativa, y los bancos, los notarios y las oficinas gubernamentales suelen pedir una prueba por escrito de lo que realmente puedes hacer. Muchas MoA modelo de las zonas francas dicen poco o nada sobre las facultades de un gerente, e incluso una MoA del territorio continental puede no cubrir todas las tareas, así que a menudo un poder o una resolución cubren ese vacío.
De dónde proceden las facultades de un gerente
Antes de firmar cualquier cosa que obligue a la empresa, comprueba qué documento te da derecho a hacerlo. Tu autoridad normalmente se basa en uno o varios de los siguientes, y cualquier cosa que quede fuera de ellos es un riesgo para ti personalmente.
- La MoA y los estatutos sociales de tu empresa, si establecen la función del gerente
- Una resolución de los accionistas o del consejo que otorgue facultades concretas
- Un poder otorgado por los accionistas o por una sociedad matriz
Facultades que suele cubrir un poder para gerentes
Un poder bien redactado enumera cada facultad con claridad en lugar de recurrir a expresiones amplias como «plenos poderes». Las facultades típicas incluyen las siguientes, y cualquier cosa inusual o de valor elevado debe mencionarse por separado.
- Abrir y operar cuentas bancarias de la empresa dentro de los límites acordados
- Firmar contratos comerciales, arrendamientos y acuerdos con proveedores
- Gestionar las renovaciones de licencias, las aprobaciones y las presentaciones ante las autoridades
- Contratar personal, rescindir contratos y ocuparse de los asuntos de visados
- Designar abogados, auditores o contables para la empresa
- Registrar una sucursal o una filial, en el país o en el extranjero
- Delegar a su vez algunas tareas, como designar a un agente fiscal ante la Autoridad Federal Tributaria
- Vender activos de la empresa o transferir su titularidad, solo si se indica expresamente
Quién puede otorgar la autoridad
Los accionistas pueden otorgar un poder en nombre de la empresa, y un propietario único puede hacerlo cuando los documentos de la empresa lo permiten. Los administradores y los gerentes solo pueden delegar las facultades que ellos mismos han recibido, mientras que un accionista de una empresa con varios propietarios normalmente solo puede actuar respecto a sus propias participaciones. Si tu empresa pertenece a una sociedad matriz extranjera, la autoridad debe partir de esa matriz, normalmente mediante una resolución del consejo legalizada en el extranjero, certificada por el MOFA en los EAU y traducida al árabe, porque un notario puede negarse a actuar para un gerente que no pueda demostrar de dónde procede su autoridad.
La responsabilidad personal que asumes
Actuar dentro de tus facultades reduce tu exposición, pero no la elimina. Un gerente puede enfrentarse a reclamaciones civiles y, en algunos casos, a acciones penales por actos que excedan la autoridad otorgada o por mala gestión, y un cheque de la empresa sin fondos que hayas firmado puede dar lugar a reclamaciones contra ti como firmante. Las sentencias impagadas pueden acarrear una prohibición de viajar y, si la empresa se vuelve insolvente por una mala gestión, puede que tengas que cubrir parte de sus deudas. La legislación societaria de los EAU no permite que los accionistas eximan de antemano a un gerente de la responsabilidad por abuso de sus facultades, aunque sí se permiten el seguro de responsabilidad y una indemnización por los actos realizados correctamente.
Hábitos que te protegen
Pequeñas rutinas marcan una diferencia real en tu nivel de exposición como gerente. Incorpóralas a tu forma de trabajar desde el primer día.
- Asegúrate de que las facultades que tienes estén redactadas con claridad y coincidan con lo que quieren los accionistas
- Vuelve a leer tu MoA, tu resolución o tu poder antes de comprometer a la empresa
- Obtén por escrito las aprobaciones internas para cualquier cosa que se salga de la actividad habitual
- Emite cheques solo cuando haya fondos en la cuenta y controla los cheques con fecha posterior
- Conserva registros que demuestren que las decisiones se tomaron con diligencia
Notarización, duración y anulación
Un poder para gerentes firmado en los EAU se notariza ante un notario, en persona o a través de un canal en línea autorizado, aunque los requisitos para la firma a distancia pueden cambiar, así que comprueba las normas vigentes. Uno firmado en el extranjero necesita la notarización local, la certificación de la embajada de los EAU, la certificación del MOFA y una traducción jurídica al árabe. El poder puede otorgarse por un plazo determinado, para una sola gestión o hasta que se revoque y, si lo anulas, debes notarizar la anulación y comunicarlo de inmediato a los bancos, a la zona franca o a la autoridad de licencias y a los socios clave.
Cómo podemos ayudarte
Podemos redactar un poder para gerentes o una resolución complementaria que se ajuste a la estructura de tu empresa y gestionar su notarización o legalización. Si no tienes claro qué permiten tus documentos actuales, primero podemos revisarlos contigo.