Mantener el negocio en marcha sin ti
Con un poder empresarial, tú o tu empresa podéis autorizar a una persona de confianza a actuar en nombre de la empresa. Esa persona, el apoderado o representante, puede firmar, pagar, presentar solicitudes y negociar dentro de los límites que fijes mientras estás en el extranjero, enfermo o simplemente ocupado en otra cosa. Sin un poder, muchas gestiones habituales en los EAU se paralizan, porque los bancos, los notarios y las oficinas gubernamentales solo tratan con alguien que pueda demostrar su autoridad.
Qué puede cubrir un poder empresarial
El alcance depende por completo de ti, y puede ser tan amplio o tan limitado como requiera tu situación. Los propietarios suelen delegar algunas o todas las tareas siguientes.
- Firmar contratos con clientes, proveedores y socios
- Operar cuentas bancarias, emitir cheques y cobrar pagos
- Renovar o modificar la licencia comercial y añadir actividades
- Abrir una sucursal, designar a un gerente o ampliar el capital
- Representar a la empresa ante departamentos gubernamentales y tribunales
- Gestionar los asuntos de personal y las operaciones diarias
- En los mandatos más amplios, incluso cerrar la empresa
General, específico u otra cosa
Un poder empresarial general delega un amplio control de los asuntos de la empresa, mientras que uno específico se limita a una gestión definida, como un contrato o una solicitud de licencia, y se extingue cuando esa gestión termina. Ninguno de los dos debe confundirse con una agencia comercial, que es un acuerdo de distribución o de ventas regulado por la Ley de Agencias Comerciales y que normalmente debe registrarse por separado. Elegir el tipo equivocado es una de las formas más rápidas de acabar con un documento que se queda corto o que delega demasiado.
Los errores que más problemas causan
La mayoría de los problemas con los poderes empresariales se originan en la fase de redacción y no en la conducta del apoderado. Presta especial atención a estos.
- Una redacción imprecisa, como «todas las facultades», que da pie a disputas y rechazos
- Otorgar más autoridad de la que requiere la gestión, sobre todo respecto a bienes y dinero
- Elegir a un apoderado por comodidad y no por su honestidad y capacidad demostradas
- Omitir una fecha de vencimiento o las condiciones de revocación
- No dejar claro con qué organismos puede tratar el apoderado
- Que firme el poder alguien que no tiene autoridad según los documentos de la empresa
- Saltarse la notarización o, si se firmó en el extranjero, la legalización
- Olvidarse de conservar copias compulsadas o de anular el poder cuando ya no se necesita
Qué incluye un documento sólido
Un poder empresarial fiable identifica con precisión al poderdante y al apoderado, incluidos los datos de la empresa y la calidad en la que actúa el firmante. Después, enumera cada actuación permitida, las autoridades y los particulares con los que puede tratar el apoderado, cualquier límite de importe o de tiempo y si el apoderado puede delegar en otra persona. Por último, indica cuánto dura, ya sea hasta una fecha determinada, hasta el final de una gestión o hasta su revocación, y debe servir a una finalidad lícita según la legislación de los EAU.
Notarización y documentación
Para que lo acepten las autoridades de los EAU, un poder empresarial normalmente lo notariza un notario público o un notario privado con licencia, que comprueba la identidad de cada parte y que tienen capacidad legal. Hoy en día, muchos notarios pueden hacerlo a distancia por videollamada, pero las normas sobre quién cumple los requisitos pueden cambiar, así que compruébalas antes de reservar. Ten preparado lo siguiente con antelación.
- Copias del pasaporte del poderdante y del apoderado
- Copias del Emirates ID, por ambas caras, de cualquier residente en los EAU
- Los datos de contacto de ambas partes
- La licencia comercial, la MoA o los estatutos sociales y el certificado de constitución
- El certificado de participaciones o el certificado de cargos vigentes (certificate of incumbency), cuando corresponda
- Cualquier resolución del consejo que autorice al firmante
- El borrador acordado del poder
Mantenerlo actualizado
Un poder debe cambiar cuando cambia tu negocio. Si el apoderado se marcha, pierde tu confianza o ya no necesitas el acuerdo, anúlalo ante notario y envía al apoderado una notificación formal; después, informa a los bancos y a las autoridades que se basaban en él. Recuerda que también se extingue cuando vence su plazo, cuando se completa su gestión o si la empresa se disuelve, y un poder vencido puede renovarse o sustituirse si sigues necesitando ayuda.
Cómo podemos ayudarte
Podemos redactar un poder empresarial adaptado a tu empresa y gestionar su notarización, en persona o a distancia. Si ya tienes uno, estaremos encantados de revisar si sigue ajustándose a tus necesidades.