Ein Titel in der Lizenz ist keine Befugnis
Jedes Unternehmen in den VAE, ob auf dem Festland oder in einer Freizone lizenziert, braucht jemanden, der für das Tagesgeschäft verantwortlich ist. Die Nennung als Geschäftsführer in der Gewerbelizenz ist jedoch weitgehend eine administrative Bezeichnung, und Banken, Notare und Behörden verlangen in der Regel einen schriftlichen Nachweis dessen, was Sie tatsächlich tun dürfen. Viele Muster-Gesellschaftsverträge der Freizonen sagen wenig oder nichts über die Befugnisse eines Geschäftsführers, und selbst ein Gesellschaftsvertrag auf dem Festland deckt möglicherweise nicht jede Aufgabe ab. Eine Vollmacht oder ein Beschluss schließt daher oft die Lücke.
Woher die Befugnisse eines Geschäftsführers stammen
Bevor Sie etwas unterzeichnen, das das Unternehmen bindet, prüfen Sie, welches Dokument Ihnen das Recht dazu gibt. Ihre Befugnis beruht normalerweise auf einem oder mehreren der folgenden Dokumente, und alles, was darüber hinausgeht, ist ein persönliches Risiko für Sie.
- Gesellschaftsvertrag und Satzung Ihres Unternehmens, sofern sie die Rolle des Geschäftsführers festlegen
- Ein Gesellschafter- oder Vorstandsbeschluss, der bestimmte Befugnisse erteilt
- Eine Vollmacht der Gesellschafter oder einer Muttergesellschaft
Befugnisse, die eine Geschäftsführervollmacht oft abdeckt
Eine gut formulierte Vollmacht führt jede Befugnis klar auf, statt sich auf weite Wendungen wie „volle Befugnis“ zu stützen. Typisch sind die folgenden Befugnisse; alles Ungewöhnliche oder Hochwertige sollte gesondert genannt werden.
- Firmenkonten innerhalb vereinbarter Grenzen eröffnen und führen
- Handelsverträge, Mietverträge und Lieferantenvereinbarungen unterzeichnen
- Lizenzverlängerungen, Genehmigungen und Einreichungen bei Behörden erledigen
- Mitarbeiter einstellen, Verträge beenden und Visaangelegenheiten regeln
- Anwälte, Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter für das Unternehmen beauftragen
- Eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft im In- oder Ausland eintragen lassen
- Bestimmte Aufgaben weiterdelegieren, etwa einen Steuervertreter gegenüber der Federal Tax Authority benennen
- Vermögenswerte des Unternehmens verkaufen oder Eigentum übertragen, aber nur, wenn dies ausdrücklich festgelegt ist
Wer die Befugnis erteilen kann
Gesellschafter können für das Unternehmen eine Vollmacht ausstellen, ein Alleingesellschafter dann, wenn die Unternehmensunterlagen dies zulassen. Direktoren und Geschäftsführer können nur die Befugnisse weitergeben, die sie selbst erhalten haben, während ein einzelner Gesellschafter eines Unternehmens mit mehreren Eigentümern in der Regel nur für seine eigenen Anteile handeln kann. Gehört Ihr Unternehmen einer ausländischen Muttergesellschaft, muss die Befugnis von dieser ausgehen, normalerweise über einen Vorstandsbeschluss, der im Ausland legalisiert, in den VAE vom MOFA beglaubigt und ins Arabische übersetzt wird; denn ein Notar kann es ablehnen, für einen Geschäftsführer tätig zu werden, der nicht nachweisen kann, woher seine Befugnis stammt.
Die persönliche Haftung, die Sie tragen
Wer innerhalb seiner Befugnisse handelt, verringert sein Risiko, beseitigt es aber nicht. Einem Geschäftsführer drohen bei Handlungen, die über die erteilte Befugnis hinausgehen, oder bei Misswirtschaft zivilrechtliche Ansprüche und in manchen Fällen strafrechtliche Schritte, und ein geplatzter Firmenscheck, den Sie unterzeichnet haben, kann zu Ansprüchen gegen Sie als Unterzeichner führen. Unbezahlte Urteile können ein Reiseverbot nach sich ziehen, und wird das Unternehmen durch schlechte Geschäftsführung zahlungsunfähig, müssen Sie unter Umständen einen Teil seiner Schulden übernehmen. Das Gesellschaftsrecht der VAE erlaubt es Gesellschaftern nicht, einen Geschäftsführer im Voraus von der Haftung für Befugnismissbrauch freizustellen; eine Haftpflichtversicherung und eine Freistellung für ordnungsgemäße Handlungen sind jedoch zulässig.
Gewohnheiten, die Sie schützen
Kleine Routinen machen einen echten Unterschied dafür, wie sehr Sie als Geschäftsführer exponiert sind. Machen Sie sie vom ersten Tag an zu einem festen Bestandteil Ihrer Arbeitsweise.
- Achten Sie darauf, dass Ihre Befugnisse klar formuliert sind und dem entsprechen, was die Gesellschafter wollen
- Lesen Sie Gesellschaftsvertrag, Beschluss oder Vollmacht erneut, bevor Sie das Unternehmen verpflichten
- Holen Sie für alles außerhalb des Tagesgeschäfts interne Genehmigungen schriftlich ein
- Stellen Sie Schecks nur aus, wenn das Konto gedeckt ist, und behalten Sie vordatierte Schecks im Blick
- Dokumentieren Sie, dass Entscheidungen mit der gebotenen Sorgfalt getroffen wurden
Notarielle Beglaubigung, Laufzeit und Widerruf
Eine in den VAE unterzeichnete Geschäftsführervollmacht wird vor einem Notar beglaubigt, persönlich oder über einen zugelassenen Online-Kanal; die Voraussetzungen für die Unterzeichnung per Fernverfahren können sich jedoch ändern. Prüfen Sie daher die aktuellen Regeln. Eine im Ausland unterzeichnete Vollmacht braucht eine notarielle Beglaubigung vor Ort, die Beglaubigung durch die Botschaft der VAE, die Beglaubigung durch das MOFA und eine juristische Übersetzung ins Arabische. Die Vollmacht kann für eine feste Laufzeit, für eine einzelne Aufgabe oder bis zum Widerruf gelten. Wenn Sie sie widerrufen, sollten Sie den Widerruf notariell beglaubigen lassen und Banken, die Freizonen- oder Lizenzbehörde und wichtige Geschäftspartner umgehend informieren.
Wie wir Ihnen helfen können
Wir entwerfen eine Geschäftsführervollmacht oder einen ergänzenden Beschluss, der zur Struktur Ihres Unternehmens passt, und veranlassen die notarielle Beglaubigung oder Beglaubigung. Wenn Sie unsicher sind, was Ihre aktuellen Unterlagen erlauben, prüfen wir sie vorab gemeinsam mit Ihnen.