Was ein Vorstandsbeschluss ist
Ein Vorstandsbeschluss ist ein förmliches Dokument, in dem die Direktoren Ihres Unternehmens eine Entscheidung festhalten und sie mit ihrer Unterschrift bestätigen. Er zeigt Banken, Behörden und Geschäftspartnern, dass das Unternehmen einen bestimmten Schritt genehmigt und jemanden mit seiner Umsetzung beauftragt hat. In den VAE bearbeiten viele Institutionen ein wichtiges Anliegen eines Unternehmens erst, wenn ihnen ein solcher Beschluss vorliegt.
Situationen, in denen er meist verlangt wird
Fast jede wesentliche Änderung daran, wie Ihr Unternehmen arbeitet, wer es führt oder wem es gehört, erfordert eine schriftliche Genehmigung des Vorstands. In diesen Fällen werden Sie am ehesten nach einem Beschluss gefragt.
- Eröffnung eines Firmenkontos
- Hinzufügen, Entfernen oder Ersetzen eines Zeichnungsberechtigten bei der Bank
- Bestellung oder Abberufung eines Direktors oder Annahme eines Rücktritts
- Erteilung der Befugnis an einen Geschäftsführer oder Vertreter, Verträge zu unterzeichnen
- Ausgabe oder Übertragung von Anteilen oder Erhöhung des Stammkapitals
- Ausschüttung von Dividenden oder Genehmigung des geprüften Jahresabschlusses
- Änderung des Firmennamens oder der eingetragenen Anschrift
- Beschluss, das Unternehmen zu schließen und die Liquidation einzuleiten
Bankkonten und Zeichnungsberechtigte
Banken prüfen Vorstandsbeschlüsse genau, weil diese den Zugriff auf die Gelder des Unternehmens regeln. Bei einem neuen Konto sollte der Beschluss die Entscheidung zur Kontoeröffnung bestätigen, die Bank benennen und festlegen, wer das Konto führen und Zahlungen freigeben darf. Scheidet später ein Zeichnungsberechtigter aus oder kommt ein neuer hinzu, erwartet die Bank einen neuen Beschluss, der diese Person benennt und die Zustimmung des Vorstands bestätigt; eine fehlende Unterschrift oder eine vage Formulierung kann den Antrag aufhalten.
Die allgemeine Zeichnungsbefugnis ist etwas anderes
Die Zeichnungsberechtigung bei der Bank und die allgemeine Zeichnungsbefugnis werden leicht verwechselt. Die erste betrifft nur die Führung eines Bankkontos, während die zweite einer Person erlaubt, Verträge, Lieferantenvereinbarungen und andere Dokumente für das Unternehmen insgesamt zu unterzeichnen. Ein Beschluss, der eine Zeichnungsbefugnis erteilt, sollte genau festlegen, was die Person tun darf und welche Grenzen gelten, etwa eine Wertobergrenze oder ein einzelnes benanntes Geschäft.
Die vier wichtigsten Arten
Entscheidungen sind unterschiedlich gewichtig. Welche Art Sie brauchen, hängt daher davon ab, wie bedeutend die Angelegenheit ist und was die Satzung Ihres Unternehmens vorschreibt. Die meisten kleinen und mittleren Unternehmen stützen sich vor allem auf ordentliche und schriftliche Beschlüsse, und ein Unternehmen mit nur einem Direktor kann einen schriftlichen Beschluss auch allein fassen.
- Ordentlicher Beschluss: Routineentscheidungen, die mit einfacher Mehrheit der Direktoren genehmigt werden
- Sonderbeschluss: wesentliche Änderungen, etwa an der Struktur oder Satzung des Unternehmens, für die eine höhere Mehrheit erforderlich ist
- Einstimmiger Beschluss: Alle Direktoren müssen zustimmen
- Schriftlicher Beschluss: wird per Unterschrift genehmigt, ohne dass eine Sitzung stattfindet
Was hineingehört und wie Sie ihn fertigstellen
Ein Beschluss nützt nur, wenn die empfangende Stelle ihn akzeptiert, und die meisten Ablehnungen gehen auf kleine Fehler bei Formulierung oder Formalitäten zurück, nicht auf die Entscheidung selbst. Formulieren Sie den Text genau für seinen Zweck, lassen Sie ihn von den richtigen Direktoren unterzeichnen und klären Sie vorab, ob eine notarielle Beglaubigung oder Beglaubigung erforderlich ist. Manchen Banken genügt eine Kopie mit den Unterschriften der Direktoren und dem Firmenstempel, während für Behördenverfahren und für Beschlüsse einer Muttergesellschaft im Ausland oft eine notarielle Beglaubigung und eine weitere Beglaubigung nötig sind, bevor sie hier anerkannt werden.
- Der vollständige rechtliche Name des Unternehmens und die Angaben zur Lizenz
- Das Datum der Sitzung oder der schriftlichen Genehmigung
- Eine klare Darstellung der Entscheidung und der Person, die zum Handeln ermächtigt ist
- Namen und Unterschriften der zustimmenden Direktoren
- Der Firmenstempel, sofern der Empfänger ihn verlangt
Praktische Tipps vor der Einreichung
Ein wenig Vorbereitung hält das Verfahren in Gang und erspart Ihnen eine zweite Unterschriftenrunde. Gehen Sie diese Punkte durch, bevor das Dokument Ihr Büro verlässt.
- Fragen Sie die Bank oder Behörde, ob sie eine eigene Vorlage oder Formulierung verwendet
- Achten Sie darauf, dass die Namen genau mit den Reisepässen und der Gewerbelizenz übereinstimmen
- Bewahren Sie die unterzeichneten Originale für Prüfungen und spätere Kontrollen in Ihren Unternehmensunterlagen auf
- Klären Sie, ob eine arabische Fassung oder eine beglaubigte Übersetzung erforderlich ist
Wie wir Ihnen helfen können
Wenn Sie einen Vorstandsbeschluss für eine Bank, eine Lizenzbehörde oder einen anderen Zweck benötigen, entwirft unser Team ihn im richtigen Format und begleitet Sie durch die notarielle Beglaubigung oder Beglaubigung. So steigen die Chancen, dass Ihr Anliegen beim ersten Mal angenommen wird.