Was die Beglaubigung tatsächlich bestätigt
Das Außenministerium der VAE, das Ihnen als MOFA oder MOFAIC begegnen wird, beglaubigt Dokumente, damit man sich im Land oder im Ausland auf sie verlassen kann. Sein Stempel bestätigt, dass die bereits auf dem Dokument vorhandenen Siegel und Unterschriften echt sind und die vorherigen Stufen der Kette abgeschlossen wurden. Ob der Inhalt zutrifft, prüft es nicht. Eine Vollmacht oder ein Vertrag kann daher ordnungsgemäß beglaubigt sein und dennoch von einer Behörde abgelehnt werden, die die Formulierung für ungeeignet hält.
Dokumente, die häufig eine Beglaubigung brauchen
Eine Beglaubigung durch das MOFA wird in der Regel verlangt, wenn ein ausländisches Dokument in den VAE oder ein Dokument aus den VAE in einem anderen Land verwendet werden soll. Typische Beispiele lassen sich drei Gruppen zuordnen.
- Persönliche Dokumente: Geburts-, Heirats-, Scheidungs- und Sterbeurkunden, polizeiliche Führungszeugnisse, ärztliche Berichte
- Bildungsnachweise: Schulzeugnisse, Diplome, Studienabschlüsse und Notenauszüge
- Rechtsdokumente: Vollmachten und Gerichtsurteile
- Geschäftsdokumente: Gewerbelizenzen, Gründungsurkunden, Verträge, Rechnungen und Ursprungszeugnisse
Dokumente aus den VAE für das Ausland
Bevor das MOFA ein Dokument aus den VAE beglaubigt, muss es häufig zuerst von der für diese Dokumentart zuständigen Stelle bestätigt werden. Nach dem Stempel des MOFA muss die Botschaft des Ziellandes es unter Umständen noch legalisieren, mitunter mit einer beglaubigten Übersetzung.
- Rechts- und Gerichtsdokumente gehen zuerst an das Justizministerium
- Akademische Zeugnisse werden zuerst vom Bildungsministerium geprüft
- Ärztliche Berichte benötigen die Genehmigung des Ministeriums für Gesundheit und Prävention
- Behördlich ausgestellte Personenstandsurkunden wie Geburts- oder Heiratsurkunden können in der Regel direkt an das MOFA gehen und sollten nicht notariell beglaubigt werden
- Dokumente einer Freizone oder einer Wirtschaftsbehörde sind bereits amtlich, während Rechnungen und Ursprungszeugnisse in der Regel einen Stempel der Handelskammer benötigen
Ausländische Dokumente für die VAE
Ein im Ausland ausgestelltes Dokument muss seine Kette zunächst im Ausstellungsland durchlaufen, normalerweise mit der Bestätigung durch die ausstellende Stelle oder einen Notar, dann durch das nationale Außenministerium und schließlich durch die dortige Botschaft oder das Konsulat der VAE, bevor das MOFA in den VAE den abschließenden Stempel setzt. Manche Auslandsvertretungen der VAE bieten inzwischen elektronische Services an, die die Stufe beim MOFA bereits einschließen. Prüfen Sie daher, ob noch ein separater Stempel nötig ist. Einige Konsulate in den VAE können Originale aus ihrem Land auch vor Ort legalisieren; russische Dokumente beispielsweise können im russischen Konsulat in Dubai und anschließend vom MOFA beglaubigt werden, ohne nach Russland geschickt zu werden.
Online beantragen
Sie müssen nicht mehr in einem Servicecenter anstehen, denn das MOFA bearbeitet Anträge über seine Website und seine Smart App. Welchen Weg Ihr Dokument nimmt, entscheidet die Plattform und nicht Sie, und zwar danach, wer es ausgestellt hat und um welches Dokument es sich handelt.
- Digitaler Weg: für berechtigte elektronische Dokumente aus den VAE mit QR-Code, Barcode, Referenznummer oder Verifizierungslink; ein Scan oder Foto zählt nicht
- Kurierweg: Ein zugelassener Kurier holt das Original auf Papier ab und bringt es zurück
- Digitale Dokumente und Dokumente für den Kurierweg müssen in getrennten Anträgen eingereicht werden
- Prüfen Sie jede Angabe vor der Zahlung, denn ein eingereichter Antrag kann nicht mehr bearbeitet werden
Gebühren und Dauer
Die Behördengebühren hängen von der Dokumentkategorie ab: Geschäftsdokumente kosten deutlich mehr als persönliche Dokumente oder Bildungsnachweise, und ein umfangreicher Geschäftsvertrag kann als mehr als ein Dokument berechnet werden. Prüfen Sie vor dem Antrag die aktuelle Gebührenordnung und planen Sie Übersetzung, Kurier und etwaige vorherige Beglaubigungen im Ausland gesondert ein. Berechtigte digitale Dokumente können sehr schnell beglaubigt werden, der Kurierweg dauert einige Werktage, und bei einem ausländischen Dokument kann das gesamte Verfahren wegen der Stufen vor seinem Eintreffen in den VAE deutlich länger dauern.
Fehler, die zur Ablehnung führen
Die meisten Verzögerungen entstehen durch Lücken in der Kette und nicht beim MOFA selbst. Vermeiden Sie die folgenden Fehler, dann wird Ihr Antrag mit weit größerer Wahrscheinlichkeit beim ersten Mal angenommen.
- Eine ausgelassene Stufe im Ausstellungsland oder bei der Auslandsvertretung der VAE
- Eine eingereichte Kopie, wo ein Original verlangt wird
- Namen oder Angaben, die nicht mit Ihrem Reisepass oder Ihrer Emirates ID übereinstimmen
- Eine fehlende juristische Übersetzung, die die empfangende Behörde benötigt
- Die Wahl der falschen Dokumentart oder ausstellenden Behörde im Antrag
Wie wir Ihnen helfen können
Wir prüfen, welchen Beglaubigungsweg Ihr Dokument braucht, stellen den Antrag beim MOFA und koordinieren etwaige Übersetzungen. Bei Vollmachten prüfen wir auch die Formulierung, damit das beglaubigte Dokument sofort verwendet werden kann.