Warum eine Unterschrift im Ausland nicht genügt
Wenn Sie eine Vollmacht in einem anderen Land unterzeichnen, behandeln Behörden in den VAE sie als ausländisches Dokument und verlassen sich erst darauf, wenn jeder Stempel und jede Unterschrift in einer Kette geprüft wurde, die beim Außenministerium der VAE (MOFA) endet. Fehlt ein Glied, weist das Gericht, die Bank, das Register oder das Grundbuchamt sie in der Regel zurück. Eine Apostille allein wird im Allgemeinen nicht anstelle dieser Kette akzeptiert. Planen Sie daher die vollständige Legalisierung ein, sofern die empfangende Behörde Ihnen nichts anderes mitteilt.
Vor der Unterschrift für die VAE formulieren
Die meisten Ablehnungen beginnen bei der Formulierung, nicht bei den Stempeln, und wer einen Fehler nach der Beglaubigung beheben will, muss in der Regel von vorn beginnen. Eine Vollmacht, die im Heimatland gut funktioniert, entspricht möglicherweise nicht den Regeln der VAE. Klären Sie daher zuerst diese Punkte.
- Wählen Sie zwischen General- und Spezialvollmacht; für den Verkauf einer Immobilie ist normalerweise eine Spezialvollmacht nötig, die die Immobilie benennt
- Führen Sie jede Befugnis klar auf und verknüpfen Sie sie mit dem tatsächlichen Geschäft
- Übernehmen Sie Namen und Reisepassnummern genau so, wie sie in den Dokumenten stehen
- Fragen Sie die Behörde oder Bank, die die Vollmacht erhalten wird, was sie akzeptiert
- Erstellen Sie den Text auf Englisch, Arabisch oder in beiden Sprachen
Die Kette der Schritte – wo auch immer Sie sind
Die Stellen heißen in jedem Land anders, doch die Reihenfolge ist weitgehend dieselbe. Jede Stufe bestätigt das Siegel oder die Unterschrift, die auf der vorherigen Stufe hinzugefügt wurde.
- Vor einem Notar oder einer anderen zuständigen Amtsperson in dem betreffenden Land unterschreiben
- Die notarielle Beglaubigung von der nationalen oder bundesstaatlichen Behörde bestätigen lassen
- Das Original bei einer Botschaft oder einem Konsulat der VAE zur Beglaubigung einreichen
- Es in die VAE senden, wo das MOFA die abschließende Beglaubigung vornimmt
- Eine beglaubigte arabische Übersetzung hinzufügen, wenn die empfangende Stelle eine verlangt
- Für die Verwendung vor Gericht eine gegebenenfalls erforderliche Beglaubigung durch das Justizministerium abschließen
Großbritannien und USA
In Großbritannien unterschreiben Sie in der Regel vor einem Solicitor, der zugleich als Notar zugelassen ist; anschließend bestätigt das Legalisierungsbüro des Foreign, Commonwealth and Development Office diese Unterschrift, und die Botschaft der VAE in London fügt ihre Beglaubigung hinzu. In den USA bezeugt ein örtlicher Notar Ihre Unterschrift, und der Secretary of State des jeweiligen Bundesstaats bestätigt den Notar, mitunter nach einem vorherigen Schritt beim County Clerk. Je nach Bundesstaat und Auslandsvertretung kann zusätzlich eine Bescheinigung des US-Außenministeriums (US Department of State) erforderlich sein, bevor die Botschaft der VAE in Washington oder ein Konsulat der VAE die Vollmacht beglaubigt. Prüfen Sie daher die aktuellen Vorgaben.
Kanada, Australien und Indien
Aus Kanada wird die notariell beglaubigte Vollmacht von Global Affairs Canada bestätigt und anschließend von der Botschaft der VAE in Ottawa oder ihrem Konsulat in Toronto beglaubigt; ein französischer Text muss zuvor ins Englische oder Arabische übersetzt werden. Aus Australien prüft DFAT, das australische Bundesministerium für Auswärtiges und Handel, das Siegel des Notars anhand seiner Unterlagen, bevor die Auslandsvertretung der VAE die Vollmacht beglaubigt; das Original sollten Sie niemals laminieren. Aus Indien unterschreiben Sie vor einem Notar oder einer zuständigen Justizbehörde, und das indische Außenministerium (Ministry of External Affairs) beglaubigt die Vollmacht. Danach bietet die Botschaft der VAE in Neu-Delhi einen digitalen Service an, der für berechtigte Dokumente die Beglaubigung durch Botschaft und MOFA in einem Antrag bündeln kann, das Original aber dennoch benötigt.
Übersetzung und Verwendung vor Gericht
Das MOFA akzeptiert Dokumente auf Englisch oder Arabisch, sodass eine englischsprachige Vollmacht vor der Beglaubigung nicht immer übersetzt werden muss. Viele Behörden auf dem Festland und die Gerichte erwarten jedoch eine beglaubigte arabische Übersetzung durch einen in den VAE zugelassenen juristischen Übersetzer, während manche Freizonen auf Englisch arbeiten. Die Übersetzung muss das Original genau wiedergeben, und eine Vollmacht, die für Gerichtsverfahren bestimmt ist, benötigt unter Umständen zusätzlich eine Beglaubigung durch das Justizministerium.
Per Fernverfahren bei einem Notar in den VAE unterschreiben
Statt eine Vollmacht auf Papier zu legalisieren, können Sie unter Umständen direkt online bei einem Notar in den VAE unterschreiben. Sie nehmen mit Ihrem originalen Reisepass oder Ihrer Emirates ID an einem Videoanruf teil, bestätigen Ihre Unterschrift mit einem Einmalcode und erhalten eine digitale Vollmacht, die in den VAE ohne weitere Beglaubigung gilt. Nicht jede Vollmachtsart und nicht jeder Antragsteller kommt dafür infrage, und unter Umständen ist UAE PASS erforderlich. Prüfen Sie daher die aktuellen Voraussetzungen, bevor Sie sich auf diesen Weg verlassen.
Verzögerungen und Ablehnungen vermeiden
Es gibt keine einheitliche Gebühr und keinen einheitlichen Zeitrahmen, denn jedes Land und jede Auslandsvertretung legt eigene fest, und die Kurierzeiten in beide Richtungen summieren sich. Beginnen Sie lange vor einer etwaigen Frist und achten Sie auf diese häufigen Fehler.
- Namen, die von Reisepässen oder Ausweisen abweichen
- Eine fehlende Stufe oder ein Abbruch nach der Apostille
- Eine Kopie, wo das Original verlangt wird
- Eine unbeglaubigte oder ungenaue Übersetzung
- Befugnisse, die für das tatsächliche Geschäft zu vage sind
- Eine Unterschrift, bevor geklärt ist, was die empfangende Behörde benötigt
Wie wir Ihnen helfen können
Wir entwerfen Ihre Vollmacht nach den Standards der VAE, bevor Sie sie im Ausland unterzeichnen, und übernehmen nach ihrem Eingang die Beglaubigung durch das MOFA und die arabische Übersetzung. Passt das Fernverfahren besser zu Ihrem Fall, helfen wir Ihnen stattdessen bei der Vorbereitung darauf.