Das Unternehmen auch ohne Sie in Gang halten
Mit einer Geschäftsvollmacht können Sie oder Ihr Unternehmen eine Vertrauensperson ermächtigen, im Namen des Unternehmens zu handeln. Diese Person, der Bevollmächtigte, kann dann innerhalb der von Ihnen gesetzten Grenzen unterschreiben, zahlen, Anträge stellen und verhandeln, während Sie im Ausland, krank oder schlicht anderweitig gebunden sind. Ohne eine solche Vollmacht geraten viele Routineaufgaben in den VAE ins Stocken, denn Banken, Notare und Behörden arbeiten nur mit Personen, die ihre Befugnis nachweisen können.
Was eine Geschäftsvollmacht abdecken kann
Den Umfang bestimmen allein Sie, und er kann so weit oder so eng sein, wie Ihre Situation es erfordert. Eigentümer übertragen häufig einige oder alle der folgenden Aufgaben.
- Verträge mit Kunden, Lieferanten und Partnern unterzeichnen
- Bankkonten führen, Schecks ausstellen und Zahlungen einziehen
- Die Gewerbelizenz verlängern oder ändern und Tätigkeiten hinzufügen
- Eine Niederlassung eröffnen, einen Geschäftsführer bestellen oder das Kapital erhöhen
- Das Unternehmen vor Behörden und Gerichten vertreten
- Personalangelegenheiten und das Tagesgeschäft regeln
- Bei weiter gefassten Mandaten sogar das Unternehmen schließen
General-, Spezialvollmacht oder etwas anderes
Eine allgemeine Geschäftsvollmacht überträgt die umfassende Kontrolle über die Angelegenheiten des Unternehmens, während eine Spezialvollmacht auf eine festgelegte Aufgabe beschränkt ist, etwa einen bestimmten Vertrag oder einen bestimmten Lizenzantrag, und endet, sobald diese Aufgabe erledigt ist. Keine von beiden sollte mit einer Handelsvertretung verwechselt werden, also einer Vertriebs- oder Verkaufsvereinbarung, die unter das Handelsvertretergesetz (Commercial Agencies Law) fällt und in der Regel gesondert registriert werden muss. Wer die falsche Art wählt, hat schnell ein Dokument in der Hand, das entweder zu wenig bewirkt oder viel zu viel überträgt.
Fehler, die die meisten Probleme verursachen
Die meisten Probleme mit Geschäftsvollmachten gehen auf den Entwurf zurück und nicht auf das Verhalten des Bevollmächtigten. Achten Sie besonders auf diese Punkte.
- Vage Formulierungen wie „alle Befugnisse“, die Streit und Ablehnungen heraufbeschwören
- Mehr Befugnisse als für die Aufgabe nötig, besonders über Vermögenswerte und Geld
- Die Wahl eines Bevollmächtigten aus Bequemlichkeit statt wegen erwiesener Ehrlichkeit und Kompetenz
- Ein fehlendes Ablaufdatum oder fehlende Bedingungen für den Widerruf
- Unklarheit darüber, mit welchen Stellen der Bevollmächtigte verhandeln darf
- Eine Vollmacht, die von jemandem unterzeichnet wurde, dem die Unternehmensunterlagen keine entsprechende Befugnis geben
- Eine ausgelassene notarielle Beglaubigung oder, bei Unterzeichnung im Ausland, eine fehlende Beglaubigung
- Versäumnisse, beglaubigte Kopien aufzubewahren oder die Vollmacht zu widerrufen, sobald sie nicht mehr gebraucht wird
Was ein solides Dokument enthält
Eine verlässliche Geschäftsvollmacht bezeichnet Vollmachtgeber und Bevollmächtigten genau, einschließlich der Unternehmensdaten und der Eigenschaft, in der der Unterzeichner handelt. Anschließend führt sie jede erlaubte Handlung auf, die Behörden und privaten Parteien, mit denen der Bevollmächtigte zu tun haben darf, etwaige Wert- oder Zeitgrenzen und ob der Bevollmächtigte die Vollmacht an eine andere Person weitergeben darf. Schließlich legt sie fest, wie lange sie gilt – bis zu einem festen Datum, bis zum Abschluss einer Aufgabe oder bis zum Widerruf –, und sie muss einem Zweck dienen, der nach dem Recht der VAE zulässig ist.
Notarielle Beglaubigung und Unterlagen
Damit Behörden in den VAE eine Geschäftsvollmacht akzeptieren, wird sie normalerweise von einem öffentlichen Notar oder einem zugelassenen privaten Notar beglaubigt, der prüft, wer die Beteiligten sind und ob sie geschäftsfähig sind. Viele Notare können dies inzwischen per Videoanruf aus der Ferne erledigen, die Regeln dazu, wer dafür infrage kommt, können sich jedoch ändern. Prüfen Sie sie daher, bevor Sie einen Termin buchen. Halten Sie Folgendes vorab bereit.
- Reisepasskopien von Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem
- Kopien der Emirates ID (Vorder- und Rückseite) für alle Einwohner der VAE
- Kontaktdaten beider Parteien
- Gewerbelizenz, Gesellschaftsvertrag oder Satzung und Gründungsurkunde
- Gegebenenfalls Anteilsschein oder Certificate of Incumbency
- Ein etwaiger Vorstandsbeschluss, der den Unterzeichner ermächtigt
- Der abgestimmte Entwurf der Vollmacht
Die Vollmacht aktuell halten
Eine Vollmacht sollte sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Verlässt der Bevollmächtigte das Unternehmen, verliert er Ihr Vertrauen oder brauchen Sie die Regelung nicht mehr, widerrufen Sie die Vollmacht vor einem Notar, teilen Sie dies dem Bevollmächtigten förmlich mit und informieren Sie anschließend Banken und Behörden, die sich auf sie gestützt haben. Denken Sie daran, dass sie auch endet, wenn ihre Laufzeit abläuft, ihre Aufgabe erledigt ist oder das Unternehmen aufgelöst wird. Eine abgelaufene Vollmacht kann verlängert oder ersetzt werden, wenn Sie weiterhin Unterstützung benötigen.
Wie wir Ihnen helfen können
Wir entwerfen eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Geschäftsvollmacht und veranlassen ihre notarielle Beglaubigung – persönlich oder per Fernverfahren. Wenn Sie bereits eine haben, prüfen wir gerne, ob sie noch zu Ihren Anforderungen passt.