Siz yokken işlerin aksamaması
Ticari vekaletnameyle siz veya şirketiniz, şirket adına hareket etmesi için güvenilir bir kişiyi yetkilendirebilirsiniz. Vekil olarak adlandırılan bu kişi, siz yurt dışındayken, hastayken ya da yalnızca başka işlerle meşgulken belirlediğiniz sınırlar içinde imza atabilir, ödeme yapabilir, başvuruda bulunabilir ve müzakere edebilir. Vekaletname olmadığında BAE’de pek çok rutin iş durma noktasına gelir; çünkü bankalar, noterler ve resmi daireler yalnızca yetkisini kanıtlayabilen biriyle işlem yapar.
Ticari vekaletname neleri kapsayabilir?
Kapsam tamamen size bağlıdır ve durumunuzun gerektirdiği kadar geniş veya dar olabilir. Şirket sahipleri genellikle aşağıdaki işlerin bir kısmını veya tamamını devreder.
- Müşteriler, tedarikçiler ve iş ortaklarıyla sözleşme imzalama
- Banka hesaplarını kullanma, çek düzenleme ve ödeme tahsil etme
- Ticari lisansı yenileme veya değiştirme ve faaliyet ekleme
- Şube açma, müdür atama veya sermaye artırma
- Şirketi resmi daireler ve mahkemeler önünde temsil etme
- Personel işlerini ve günlük operasyonları yürütme
- Daha geniş yetkilerde, şirketi kapatmak bile
Genel, özel veya başka bir şey
Genel ticari vekaletname şirket işleri üzerinde geniş bir kontrol devreder; özel vekaletname ise tek bir sözleşme veya tek bir lisans başvurusu gibi tanımlı bir işle sınırlıdır ve o iş tamamlandığında sona erer. Bunların hiçbiri, Ticari Acentelik Kanunu’na tabi olan ve genellikle ayrıca tescil edilmesi gereken bir dağıtım veya satış düzenlemesi olan ticari acentelikle karıştırılmamalıdır. Yanlış türü seçmek, ya çok az şey yapan ya da çok fazla yetki devreden bir belgeyle baş başa kalmanın en kısa yollarından biridir.
En çok soruna yol açan hatalar
Ticari vekaletnamelerle ilgili sorunların çoğu, vekilin davranışından değil, belgenin hazırlanma aşamasından kaynaklanır. Özellikle şunlara dikkat edin.
- Uyuşmazlıklara ve retlere davetiye çıkaran “tüm yetkiler” gibi belirsiz ifadeler
- Özellikle varlıklar ve para konusunda, işin gerektirdiğinden fazla yetki vermek
- Vekili kanıtlanmış dürüstlüğü ve yetkinliği yerine kolaylık olsun diye seçmek
- Bitiş tarihini veya iptal koşullarını belirtmemek
- Vekilin hangi kurumlarla işlem yapabileceği konusunda belirsiz kalmak
- Vekaletnameyi şirket belgelerine göre yetkisi olmayan birine imzalatmak
- Noter onayını ya da yurt dışında imzalandıysa tasdik işlemini atlamak
- Onaylı suretleri saklamayı veya artık ihtiyaç kalmadığında vekaletnameyi iptal etmeyi unutmak
Sağlam bir belgede neler bulunur?
Güvenilir bir ticari vekaletname; şirketin bilgileri ve imza sahibinin hangi sıfatla hareket ettiği de dahil olmak üzere vekâlet vereni ve vekili tam olarak tanımlar. Ardından izin verilen her işlemi, vekilin muhatap olabileceği makamları ve özel tarafları, varsa tutar veya süre sınırlarını ve vekilin yetkisini başkasına devredip devredemeyeceğini sıralar. Son olarak belirli bir tarihe, bir işin tamamlanmasına veya iptale kadar ne kadar süre geçerli olacağını belirtir; ayrıca BAE hukukuna göre meşru bir amaca hizmet etmelidir.
Noter onayı ve evraklar
BAE makamlarınca kabul edilmesi için ticari vekaletname normalde, her tarafın kimliğini ve hukuki ehliyetini kontrol eden bir noter veya lisanslı bir özel noter tarafından onaylanır. Artık pek çok noter bu işlemi görüntülü görüşmeyle uzaktan yapabilir; ancak kimlerin uygun olduğuna ilişkin kurallar değişebileceğinden randevu almadan önce bunları kontrol edin. Şunları önceden hazır bulundurun.
- Vekâlet verenin ve vekilin pasaport fotokopileri
- BAE’de ikamet eden herkes için Emirates ID’nin ön ve arka yüz fotokopileri
- Her iki tarafın iletişim bilgileri
- Ticari lisans, kuruluş sözleşmesi veya esas sözleşme ve kuruluş belgesi
- İlgiliyse hisse senedi veya görevli yetkililer belgesi (certificate of incumbency)
- Varsa imza sahibini yetkilendiren yönetim kurulu kararı
- Üzerinde anlaşılmış vekaletname taslağı
Vekaletnameyi güncel tutmak
Vekaletname, işletmeniz değiştikçe değişmelidir. Vekil ayrılırsa, güveninizi kaybederse veya artık bu düzenlemeye ihtiyacınız kalmazsa vekaletnameyi bir noterin huzurunda iptal edin, vekile resmi bildirim gönderin ve ardından vekaletnameye dayanarak işlem yapan bankaları ve makamları bilgilendirin. Vekaletnamenin süresi dolduğunda, işi tamamlandığında veya şirket feshedildiğinde de sona erdiğini unutmayın; hâlâ yardıma ihtiyacınız varsa süresi dolmuş bir vekaletname yenilenebilir veya yerine yenisi düzenlenebilir.
Size nasıl yardımcı olabiliriz?
Şirketinize özel bir ticari vekaletname hazırlayabilir ve yüz yüze veya uzaktan noter onayını ayarlayabiliriz. Elinizde zaten bir vekaletname varsa hâlâ ihtiyaçlarınızı karşılayıp karşılamadığını incelemekten memnuniyet duyarız.