Yönetim kurulu kararı nedir?
Yönetim kurulu kararı, şirketinizin yönetim kurulu üyelerinin bir kararı yazıya döktüğü ve teyit etmek için imzaladığı resmi bir belgedir. Bankalara, resmi dairelere ve iş ortaklarına şirketin belirli bir adımı onayladığını ve bu adımı atması için birine yetki verdiğini gösterir. BAE’de pek çok kurum, böyle bir kararı görmeden önemli bir kurumsal talebi işleme almaz.
Genellikle karar gerektiren durumlar
Şirketinizin faaliyetlerinde, yönetiminde veya ortaklık yapısında yapılacak hemen her önemli değişiklik, yönetim kurulunun yazılı onayını gerektirir. Sizden karar istenmesi en olası durumlar şunlardır.
- Kurumsal banka hesabı açma
- Yetkili bir banka imza sahibini ekleme, çıkarma veya değiştirme
- Yönetim kurulu üyesi atama, görevden alma veya istifasını kabul etme
- Bir müdüre veya temsilciye sözleşme imzalama yetkisi verme
- Hisse ihraç etme veya devretme ya da sermayeyi artırma
- Kâr payı dağıtımına karar verme veya yıllık denetlenmiş hesapları onaylama
- Şirketin unvanını veya kayıtlı adresini değiştirme
- Şirketi kapatma ve tasfiyeyi başlatma kararı alma
Banka hesapları ve imza sahipleri
Bankalar, şirket fonlarına erişimi denetledikleri için yönetim kurulu kararlarını yakından inceler. Yeni bir hesap için karar; hesabı açma kararını teyit etmeli, bankayı belirtmeli ve hesabı kimin kullanabileceğini ve ödemeleri kimin onaylayabileceğini açıkça yazmalıdır. Daha sonra bir imza sahibi ayrılırsa veya yeni biri eklenirse banka, o kişinin adını içeren ve yönetim kurulunun onayını teyit eden yeni bir karar bekler; eksik bir imza veya belirsiz bir ifade talebin gecikmesine neden olabilir.
İmza yetkisi ayrı bir konudur
Banka imza yetkisi ile genel imza yetkisi kolayca karıştırılır. Birincisi yalnızca bir banka hesabının kullanımını kapsarken, ikincisi bir kişinin şirketin bütünü adına sözleşmeleri, tedarikçi anlaşmalarını ve diğer belgeleri imzalamasına izin verir. İmza yetkisi veren bir karar, kişinin tam olarak neler yapabileceğini ve bir tutar sınırı veya adı belirtilen tek bir işlem gibi kısıtlamaları açıkça belirtmelidir.
Dört temel tür
Kararların önemi birbirinden farklıdır; bu nedenle ihtiyaç duyduğunuz tür, konunun ne kadar önemli olduğuna ve şirketinizin kuruluş belgelerinin neyi gerektirdiğine bağlıdır. Küçük ve orta ölçekli işletmelerin çoğu esas olarak olağan ve yazılı kararlara başvurur; tek bir yönetim kurulu üyesi bulunan bir şirket de yazılı kararı tek başına alabilir.
- Olağan: yönetim kurulu üyelerinin basit çoğunluğuyla onaylanan rutin kararlar
- Özel: şirketin yapısı veya kuruluş belgeleri gibi konulardaki, daha yüksek bir çoğunluk gerektiren büyük değişiklikler
- Oybirliği: tüm yönetim kurulu üyelerinin kabul etmesi gerekir
- Yazılı: toplantı yapılmadan imzayla onaylanır
Neleri içermeli ve nasıl kesinleştirilmeli?
Bir karar ancak muhatabı kabul ederse işe yarar; retlerin çoğu da kararın kendisinden değil, küçük yazım veya usul hatalarından kaynaklanır. Metni tam olarak amacına göre hazırlayın, doğru yönetim kurulu üyelerine imzalatın ve noter onayı veya tasdik gerekip gerekmediğini önceden kontrol edin. Bazı bankalar yönetim kurulu üyelerinin imzalarını ve şirket kaşesini taşıyan bir suretle yetinirken, resmi işlemler ve yurt dışındaki bir ana şirketin aldığı kararlar burada tanınmadan önce çoğu zaman noter onayı ve ek tasdik gerektirir.
- Şirketin tam yasal unvanı ve lisans bilgileri
- Toplantının veya yazılı onayın tarihi
- Kararın ve işlem yapmaya kimin yetkili olduğunun açık bir ifadesi
- Onaylayan yönetim kurulu üyelerinin adları ve imzaları
- Muhatap istiyorsa şirket kaşesi
Göndermeden önce pratik ipuçları
Biraz hazırlık süreci hızlandırır ve ikinci kez imza toplamak zorunda kalmanızı önler. Belge ofisinizden çıkmadan önce şu noktaları gözden geçirin.
- Bankaya veya makama kendi şablonu ya da metni olup olmadığını sorun
- Adların pasaportlar ve ticari lisansla birebir uyuştuğundan emin olun
- İmzalı asılları denetimler ve ileride yapılacak kontroller için şirket kayıtlarınızda saklayın
- Arapça metne veya onaylı tercümeye ihtiyaç olup olmadığını kontrol edin
Size nasıl yardımcı olabiliriz?
Bir banka, lisans makamı veya başka bir amaç için yönetim kurulu kararına ihtiyacınız varsa ekibimiz kararı doğru formatta hazırlayabilir ve noter onayı ya da tasdik sürecinde size rehberlik edebilir. Böylece talebinizin ilk seferde kabul edilme şansı artar.